L'OPCA tire son agrément des pouvoirs publics qui l'autorisent à gérer et à mutualiser les contributions financières des entreprises relevant d'une branche professionnelle donnée, ce qui en fait un collecteur de fonds.

La loi1 prévoit que les entreprises contribuent au financement des dispositifs de formation (plan de formation, actions professionnalisantes pour les jeunes et les adultes, dispositifs d'accès individuels des salariés au congé individuel de formation, au droit individuel à la formation (DIF) entre deux contrats de travail (dit « DIF porté »), au bilan de compétences, et à la validation des acquis de l'expérience).

L'obligation est variable selon l'effectif annuel moyen des entreprises, et les éventuels accords de branche étendus par arrêté ministériel  : de 0,55 % de la masse de salaires pour les entreprises de moins de 10 salariés à 1,60 % pour les entreprises de 20 salariés ou plus2. Ceci concerne les prélèvements au titre des OPCA, non pour les organismes paritaires au titre du congé individuel de formation (Opacif), donc pas pour le congé individuel de formation (CIF).

Entre autres, les entreprises peuvent verser cette somme aux OPCA auxquels elles adhèrent. Les OPCA rendent compte ensuite de ces versements auprès de l'État pour les entreprises. Les fonds des entreprises que collectent les OPCA pour la formation leur sont reversés quand elles font des dépenses.

En revanche, si une entreprise a par exemple versé une contribution de 0,9 % à un OPCA et n'a effectué aucune dépense en formation au cours de l'année, alors l'OPCA pourra utiliser cette somme pour soutenir la formation d'autres entreprises.

L'intérêt des OPCA est notamment qu'ils apportent une aide aux entreprises en termes de conseils ou d'information, par exemple pour gérer leur plan de formation.

Deux OPCA sont dits interprofessionnels : Opcalia (Organisme paritaire collecteur interbranches et interprofessionnel) et l'AGEFOS PME, qui ont vocation à collecter les fonds de formations des entreprises n'ayant pas d'obligation de verser à un OPCA de branche ou dont les branches professionnelles les ont désignés.

Dans les limites posées par le code du travail et le ou les accords collectifs qui le régissent, le conseil d’administration paritaire de l’OPCA détermine librement les règles de financement des formations : montant des prises en charge des coûts pédagogiques et/ou des frais annexes, type et durée des actions de formation jugées prioritaires, paiement direct à l’organisme de formation ou remboursement à l’entreprise, etc.

À défaut de dispositions conventionnelles, l’OPCA prend en charge le coût des dépenses de formation des contrats et périodes de professionnalisation sur la base de 9,15 € de l’heure de formation. L’OPCA peut en outre prendre en charge une partie de la formation des tuteurs, et accorder une aide financière à l’exercice des fonctions tutorales.

Les missions principales de ces organismes consistent, une fois les fonds de formation collectés, à conseiller les employeurs et les salariés (les salariés peuvent solliciter directement les organismes paritaires agréés au titre du congé individuel de formation pour faire valoir leur droits individuels à formation) et permettre le financement des formations jugées nécessaires à l'accomplissement des missions des entreprises et au maintien ou l'évolution des compétences des salariés.